Home » » DEFINISI MASALAH HUBUNGAN MASYARAKAT

DEFINISI MASALAH HUBUNGAN MASYARAKAT

Heddys'BloG
Sebuah Makalah Masalah Hubungan Masyarakat
Dikutip dari Berbagai Sumber

A. PROSES MANAJEMEN
Dalam bentuknya yang paling maju, hubungan masyarakat merupakan bagian dari pemecahan masalah dan proses perubahan organisasi, yang dikelola menurut ilmu pengetahuan. Praktisi hubungan masyarakat jenis ini memakai teori dan bukti terbaik yang ada dalam empat langkah proses pemecahan.
  1. Mendefinisikan masalah (atau peluang). Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini, sikap, dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan organisasi. Langkah ini memberi landasan bagi semua langkah proses pemecahan masalah lainnya dengan menentukan, “Apa yang sedang terjadi saat ini?”
  2. Membuat rencana dan program. Untuk membuat keputusan tentang publik program, tujuan, tindakan, serta strategi, taktik, dan tujuan komunikasi. Proses ini menjawab, “Berdasarkan situasi yang telah kita pelajari, apa yang sebaiknya kita ubah, lakukan, dan katakan?”
  3. Bertindak dan berkomunikasi. Langkah ketiga ini mencakup pelaksanaan program tindakan dan komunikasi yang dirancang untuk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah,”Siapa yang harus melakukan dan mengatakannya, serta kapan, di mana, dan bagaimana?”
  4. Mengevaluasi program. Proses ini mencakup penilaian, persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan, dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik tentang bagaimana program berjalan atau tidak berjalan. Program diteruskan atau dihentikan setelah mempelajari, “Bagaimana kita sekarang, atau dulu?” Mengilustrasikan sifat pemecahan masalah hubungan masyarakat yang berkesinambungan, tumpang tindih, dan berputar.
Tugas pertama adalah menyusun semua fakta melalui penelitian. Langkah selanjutnya adalah perencanaan pengumuman. Pemilihan waktu adalah hal yang penting. Berita harus disampaikan dengan cepat sebelum desas-desus mulai beredar, disiarkan secara serempak pada semua pihak yang terkena dampaknya, dan disampaikan sedemikian rupa sehingga kebutuhan dan kebijakan akan perubahan itu dapat dijelaskan dengan cara yang memuaskan.
Berita disiarkan dalam program rapat, surat, dan peliputan media yang terkoordinasi. Pada akhirnya, evaluasi difokuskan pada penelitian yang sebenarnya dari departemen tentang situasi masalah, teknik yang digunakan, dan reaksi pihak yang terkena pengaruh, dengan perhatian pada perbaikan prosedur.


B. PERAN PENELITIAN DALAM PROSES PERENCANAAN STRATEGIS

Survey praktisi yang dilakukan secara rutin menunjukkan bahwa pelatihan penelitian berbeda di urutan paling atas dalam daftar pendidikan profesional berkelanjutan yang dibutuhkan. Namun dalam survey Ketchum Publik Relations, seorang eksekutif hubungan masyarakat korporat menjawab, “Masalahnya bukan pada metodologi penelitian, melainkan pada ketidakmampuan, atau mungkin kemalasan professional hubungan masyarakat yang lebih gemar melakukan pendekatan di belakang. Selama bertahun-tahun eksekutif maupun praktisi percaya pada mitos bahwa urusan hubungan masyarakat adalah dengan hal-hal yang tidak berwujud yang tidak terukur.
Padahal tanpa adanya penelitian, ketegasan praktisi hanya terbatas pada pengetahuan akan situasi dan kemampuan untuk merekomendasi jalan keluar. Penelitian dan analisa membuat mereka mampu menyajikan dan menyongkong proposal yang didukung oleh bukti teori. Dengan pengertian, penelitian merupakan pengumpulan informasi yang sistematis untuk menggembangkan dan memahami situasi, serta untuk memeriksa asumsi tentang publik dan konsekuensi hubungan masyarakat. Penelitian merupakan alternative yang bersifat ilmu pengetahuan atas keuletan, wibawa, dan intuisi. Tujuan penelitian tidak dapat menjawab semua pertanyaan atau mengubah keputusan.

C. SIKAP PENELITIAN

Penelitian tidak lagi sekedar merupakan aktivitas terpesialisasi yang didelegasikan pada “tipe chi kuadrat” yang tersimpan dalam perut organisasi. Seperti pernyataan Rossi dan Freeman, “Penelitian juga merupakan aktivitas politis dan manajemen, yang menjadi masukan ke dalam mosaic kompleks yang menjadi muasal keputusan kebijakan dan alokasi perencanaan, rancangan, perwujudan, dan kelanjutan program.”
Manajer modern memiliki pemikiran berdasarkan fakta, dan mereka menginginkan angka. Oleh karena itu pendekatan yang paling efektif adalah yang berdasarkan penelitian. Karena bagian lain organisasi seperti pemasaran, keuangan, dan personalia telah menggunakan pendekatan berdasarkan penelitian, begitu juga halnya dengan hubungan masyarakat.

D. MENDENGAR SEBAGAI PENELITIAN SISTEMATIS

Hubungan masyarakat yang efektif berawal pada mendengar, yang memerlukan keterbukaan dan usaha yang sistematis. Sebagai contoh,, dalam suatu situasi tawar-menawar antara manajemen dan buruh, setiap pihak hanya ingin menang sendiri alih-alih mendengarkan pandangan yang lainnya. Mendengar bukanlah tugas yang gampang. Saluran-saluran dari pekerja di pabrik atau dari alumni di Seattle, misalnya, harus diciptakan dan dijaga agar tetap terbuka. Kegagalan untuk mendengar kerap menyebabkan “komunikasi” tanpa tujuan atas isu-isu yang tidak ada dan bagi publik yang tidak ada. Tanpa pengetahuan akan orientasi, prasangka, dan bahasa hadirin, yang dipelajari dari mendengar secara empitis, kita tidak mungkin berkomunikasi dengan efektif. Sederhananya, penelitian merupakan satu metode yang menstrukturkan mendengar yang sistematis ke dalam proses komunikasi.
Namun banyak organisasi yang gagal dalam memakai alat hubungan masyarakat ini secara penuh. Pada beberapa organisasi, komunikasi dua arah dipandang sebagai bantahan terorganisasi dan ancaman potensial, ketimbang sebagai alat yang perlu ada dalam manajemen modern. Mungkin juga mendengar secara sistematis untuk mempermudah memperoleh umpan balik yang dapat dipercaya bersifat terbatas karena untuk itu dibutuhkan usaha dan keahlian. Tetapi jumlah masukan informasi menentukan taraf organisasi beroperasi sebagai sistem terbuka ketimbang sistem tertutup dalam menghadapi masalah. Pencegahan masalah seperti itu adalah bagian dari tugas hubungan masyarakat. Semakin cepat suatu keluhan diketahui, semakin mudah mengatasinya. Pencarian fakta yang terus-menerus akan mengungkap banyak masalah yang masih kecil untuk dikoreksi dan dikomunikasikan sebelum sempat menjadi isu publik yang besar. Mendengar dengan penuh perhatian akan mendalam desas-desus sebelum sempat tersebar luas dan menjadi bagian dari persepsi terhadap organisasi.

E. MENDEFINISI MASALAH HUBUNGAAN MASYARAKAT
  1. Pernyataan Masalah, Pernyataan masalah yang berguna merangkumkan apa yang diketahui tentang situasi masalah itu. (1) Ditulis dalam bentuk present tense, yang menjabarkan situasi saat ini. (2) Menjabarkan situasi dengan istilah yang spesifik dan bisa diukur, yang merinci kebanyakan atau semua hal berikut ini. (3) Pernyataan masalah tidak menunjukkan solusi atau menempatkan kesalahan.
  2. Analisa Situasi,  Analisa situasi merupakan kumpulan yang tidak diringkas dari segala sesuatu yang diketahui tentang situasi, yaitu sejarahnya, kekuatan yang menjalankannya, dan pihak yang terlibat adau terpengaruh, di dalam dan diluar. Analisa situasi berisi semua informasi latar belakang yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengilustrasikan arti pertanyaan masalah secara rinci. Dalam proses analisa situasi, seseorang mampu dengan jelas dan spesifik mendefinisi dan memperhalus pernyataan masalah. Kegiatan penelitian hubungan masyarakat kerap mencakup pengumpulan informasi tentang stackcholder, yaitu apa yang mereka ketahui, rasakan, dan lakukan sehubungan dengan masalah itu.
Penelitian atas stakeholder sebelum merencanakan strategi program akan menguji keakuratan asumsi tentang mereka, apa yang mereka ketahui, bagaimana mereka merasakan situasi, bagaimana mereka terlibat atau terpengaruh, informasi apa yang menurut mereka penting, bagaimana mereka memakainya, bahkan bagaimana mereka memperoleh informasi. Dengan informasi itu di tangan, barulah perenana program dapat menuliskan sasaran untuk setiap publik dan mengembangkan strategi untuk merangkul mereka.
Analisa rinci atas factor internal dan eksternal dalam situasi masalah member praktisi informasi yang dibutuhkan untuk menilai kekuatan (strength, S) dan kelemahan (weakness, W) organisasi, dan untuk mengidentifikasi peluang (opportunity, O) dan ancaman (threat, T) dalam lingkungan eksternal. Kenyataannya, praktisi mengada pada pendekatan ini untuk merangkum analisa situasi sebagai analisa “SWOT” atau “TOWS”. Ada beberapa pengertian strategis yang secara logis berasal dari kerangka analisis ini, yaitu :
  1. Strategi SO yang dibangun dari kekuatan organisasi untuk mengambil keuntungan dari peluang dalam lingkungan eksternal.
  2. Strategi ST juga dibangun dari kekuatan organisasi untuk menghadapi ancaman dalam lingkungan eksternal.
  3. Strategi WO mencoba meminimalisasi kelemahan organisasi demi mengambil keuntungan dari peluang ekstenal.
  4. Strategi WT mencoba meminimalisasi kelemahan organisasi maupun ancaman lingkungan.
F. PROSES PENELITIAN

Jarang ada dua proyek penelitian yang memiliki kemiripan spesifik dalam cara melaksanakannya, tetapi keduanya mempunyai tujuan umum yang sama, yaitu meningkatkan pemahaman tentang situasi dan masyarakat. Pendekatan dan metode yang dipilih untuk proyek tertentu bergantung pada amsalah yang sedang ditangani keterampilan dan kesukaan peneliti, sumber daya yang tersedia, dan hambatan karena beban dari pihak lain atau karena situasi.

G. METODE INFORMAL ATAU “EKSPLORASI”
  1. Kontak Pribadi, Dengan menerapkan kontak pribadi dengan berbagai cara baik yang erstruktur maupun tidak maka kegiatan ini dapat meningkatkan keterampilan mengira-ngira kesadaran, opini, dan sikap.
  2. Informan Utama, Pada umumnya, sebagai variasi kontak pribadi praktisi berbicara dengan informan utama. Pendekatan ini mencakup pemilihan dan wawancara dengan pemimpin dan pakar yang berpengetahuan. Dasar pemilihan informan utama adalah pengetahuan tentang isu dan kemampuan mewakili pandangan banyak orang.
  3. Kelompok Fokus dan Forum Komunitas, Kelompok bervariasi mulai dari pertemuan kota, seperti yang digunakan Administrasi Clinton, hingga kelompok focus yang sangat terstruktur dan direkam video, sebuah teknik yang umum digunakan oleh penelitian hubungan masyarakat maupun pemasaran konsumen. Moderator yang efektif, yang merupakan pewawancara dan fasilitator proses kelompok yang andal, merupakan kunci sukes pendekatan ini.
  4. Komite dan Dewan Penasihat, Komite kerja, panel, atau dewan kadang-kadang lebih berguna daripada sesi kelompok tunggal, terutama untuk program isu jangka panjang. Di beberapa instansi kelompok semacam itu juga berguna sebagai mekanisme umpan balik terus menerus untuk mendeteksi perubahan opini publik yang mungkin terjadi, bahkan sebelum opini ini muncul dalam jajak pendapat dan survey. Komite dan dewan penasihat member informasi dan pedoman yang berharga, tetapi tidak dapat menggantikan pendekatan formal dalam menentukan distribusi opini dan reaksi publik sasaran. Mereka menyediakan forum yang efektif untuk meningkatkan interaksi, partisipasi, dan pemeriksaan isu secara mendalam.
  5. Ombudsman, Istilah ombudsman lahir saat pemerintah Swedia menciptakan posisi itu untuk pertama kalinya pada tahun 1713. Ketidakpuasan yang berkembang akibat semakin panjangnya jalur komunikasi dengan manajer dan birokrat yang makin terisolasi, telah menyebabkan meluasnya pemakaian metode pengumpulan informasi informal oleh badan-badan pemerintahan. Tidak terhitung banyaknya perusahaan yang memakai konsep omdusman, yang terbukti berguna memberikan umpan balik dan gagasan untuk memecahkan masalah yang masih dapat dikelola. Ada dua jenis ombudsman yang digunakan Satu, yang sesuai dengan akar yang asli, menyelidiki dan pemecahan masalah. Dua, yang paling baik untuk mengelakkan masalah, kerap ada untuk melindungi birokrasi dan menciptakan ilusi tentang adanya organisasi yang responsif. Yang pertama memiliki wewenang independen untuk menindaklanjuti keluhan, sementara yang kedua memfasilitasi komunikasi dan meminta wewenang dari yang lain-lainnya untuk menerapkan perbaikan. Dalam setiap keadaan ini, ombudsman menyodorkan cara yang efektif untuk memfasilitasi kesadaran manajemen yang lebih besar terhadap reaksi dan pandangan publik. Jika dimanfaatkan dengan bijaksana, serta didukung staf yang kompeten, ombudsman dapat menjadi alat yang penting untuk memperoleh umpan balik organisasi, serta untuk menolong orang memperoleh solusi dan jawaban.
  6. Jalur Telepon Masuk, Pemanfaatan telepon bebas pulsa 800 biasanya dimaksudkan untuk mendapatkan umpan balik segera serta memantau kerisauan dan kepentingan bermacam-macam publik. Telepon-telepon masuk itu, tidak hanya memberi peluang bagi perusahaan untuk menanggapi kegelisahan konsumen, tetapi juga untuk memberikan informasi yang terus-menerus diperbaharui untuk menjawab kegelisahan dan reaksi publik.
  7. Analisa Surat, Surat dapat berguna sebagai peringatan dini atas niat jahat ataupun hubungan bermasalah, tetapi tidak mencerminkan persilangan opini publik atau bahkan pandangan publik tertentu.
  8. Sumber On-Line, Teknologi komunikasi baru menciptakan peluang bagi teman dan lawan untuk bicara tentang satu sama lain, maupun tentang organisasi, masalah, dan peristiwa. Praktisi hubungan masyarakat yang bijaksana saat ini juga memantau percakapan on-line seputar organisasi mereka. Desas-desus di Internet berpotensi mempengaruhi negosiasi kerja, menarik perhatian yang berkaitan dengan pengaturan, mendorong harga saham ke atas atau ke bawah, dan mendongkrak atau menurunkan penjualan. Akses pesan di Internet dapat menghancurkan reputasi organisasi, merugikan waralaba merek dagang, dan mengurangi niat baik yang diperoleh dengan susah payah.
  9. Laporan Lapangan, Banyak organisasi mempunyai agen distrik, representative lapangan, atau perekrut yang mantap dan melakukan perjalanan di wilayah layanannya. Agen ini harus dilatih untuk mendengar dan mengobservasi, dan diberikan cara yang tetap dan mudah untuk melaporkan observasi mereka. Dengan cara ini mereka dapat berfungsi sebagai mata dan telinga organisasi.
H. METODE FORMAL

Metode formal dirancang untuk pengumpulan data dari sample yang representatif secara ilmiah. Metode ini membantu menjawab pertanyaan yang betul-betul tidak dapat dijawab secara memadai bila memakai pendekatan informal. Bagaimanapun juga metode formal hanya berguna jika pertanyaan dan tujuan penelitian, ditentukan dengan jelas sebelum pemilihan rancangan penelitian.
  1. Analisis Sekunder dan Database On-Line, Analisa sekunder memakai ulang data yang dikumpulkan orang lain, yang sering dimaksudkan untuk tujuan lain. Pendekatan penelitian yang paling sering dipakai untuk mengumpulkan informasi hubungan masyarakat adalah penelitian database on-line. Praktisi memanfaatkan layanan ini untuk mengakseskan dan mencari dari publikasi berita dan teknis, layanan informasi bisnis, penelitian pasar, laporan keuangan, catatan pemerintah, dan transkrip siaran.
  2. Analisa Isi, Analisa isi adalah penerapan prosedur sistematis untuk menentukan secara obyektif hal yang sedang diberitakan oleh media. Kliping pers dan laporan pemantauan siaran yang tersedia di layanan komersil telah lama dipakai sebagai dasar analisa isi. Analisa ini hanya mengindikasi apa yang tercetak dan disiarkan, bukan apa yang dibaca atau didengar. Analisa isi juga tidak mengukur apakah khalayak menerima dan percaya atas isi pesan. Sebagai contoh, analisa isi kliping surat kabar memberi ukuran yang berguna dari pesan yang sedang ditayangkan media, tetapi tidak mengindikasi jumlah pembaca atau dampaknya.
  3. Survei, Daftar pertanyaan yang dikirim lewat pos atau dengan wawancara tetap muka merupakan dua pendekatan utama untuk penelitian survey. Keberhasilannya bergantung pada prosedur sampling yang dipakai, pertanyaan yang diajukan, dan cara pertanyaan diajukan. Kerugian terbesar dari banyak survei adalah ketidakmungkinan peneliti untuk mengontrol pemberi respon, dan rendahnya tingkat respon.
I. KESIMPULAN

Ada banyak pendekatan untuk mengumpulkan informasi kualitatif dan kuantitatif yang dibutuhkan untuk memahami dan mendefinisi sesuatu masalah hubungan masyarakat. Penelitian dipandang sebagai langkah yang diperlukan untuk mengevaluasi dampak program. Penelitian juga diperlukan dalam penetapan langkah awal proses pemecahan masalah. Penelitian tidak hanya menyediakan informasi yang diperlukan untuk memahami suatu masalah tapi juga berguna sebagai basis untuk memantau dan mengevaluasi efektivitas program. Penelitian merupakan bahan penting yang menjadikan hubungan masyarakat sebagai fungsi manajemen atau pengelolaan, serta sebagai fungsi yang dikelola.

2 comments:

  1. Terimakasih atas informasinya, sangat membantu.
    salam kenal dari saya mahasiswa fakultas Ekonomi :)

    ReplyDelete

Malu Bertanya Sesat di Jalan