SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system) KEARSIPAN

Selamat Siang, Alhamdulillah Puji dan Syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, Shalawat dan Salam semoga tercurah kepada Nabi Besar Nabi Muhammad SAW. Sahabat Heddys'Blog, setelah sebelumnya kita membahas Sistem Masalah (Subject System of Filing) dan Definisi Masalah Hubungan Masyarakat kali ini saya akan membahas tentang SISTEM TANGGAL (Chronogical Filing System) yang merupakan bagian dari Sistem Kearsipan.

Dalam bahasan kemarin disebutkan bahwa Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya untuk lebih jelasnya silahkan baca SISTEM PENOMORAN atau INDEKS SURAT.
SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system) KEARSIPAN

SIMAK PENJELASAN DIBAWAH!

SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system)
Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip).

Merancang Klarifikasi
Dalam kearsipan sistem tanggal klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tanggal surat/arsip itu dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).  Sebagai contoh surat yang dibuat tanggal 15 Maret 2007 maka diindeks menjadi:
Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal blank
  • Filing Cabinet
  • Guide
  • Map/folder

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.
Keterangan Jenis perlengkapan:
  • Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip), Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.
  • Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip). Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.
  • Map (folder), Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:
Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
  • Kode laci diambil dari tahun
  • Kode guide diambil dari bulan
  • Kode folder diambil dari tanggal

    Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besarr:
  • Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan), Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
  • Kode guide diambil dari bulan
  •  Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut: Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut:
  1. Pastikan tanggal arsip yang akan dipinjam. (tanyakan tanggal arsip yang akan dipinjam jika lupa maka dapat dilihat di buku arsip lalu tentukan laci, guide dan folder tempat arsip tersebut disimpan).
  2. Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.Cari dan ambil arsip yang diinginkan dan ganti dengan bon pinjaman. Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh: Seorang pejabat meminjam arsip permohonan mutasi dari seorang pegawai bernama Andi tertanggal 18 Januari 2007 maka petugas arsip dapat menemukan arsip tersebut di laci 2007, guide Januari dan pada map/ folder yang ke-18. Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.
Diatas adalah penjelasan tentang SISTEM TANGGAL (Chronogical Filing System)... Demikian semoga bermanfaat
Previous
Next Post »
0 Komentar

Ajukan Pertanyaan Anda Disini?